§1

Data i miejsce spotkania
Piątek 11 października 2024 r. godz. 19:00, Hala Polsat Gdynia Arena, ul. Kazimierza Górskiego 8, Gdynia. Spotkanie trwa do godz. 2:00 dnia następnego.

§2

Organizator i biuro organizacyjne
Niniejszy regulamin swoim zakresem obejmuje:

1. Organizator: Namiary sp. z o.o., ul. Śląska 21, 81-319 Gdynia, nr KRS 0000139605, NIP 586-19-79-608, REGON 191611126.
2. Biuro Organizacyjne: Namiary sp. z o.o., ul. Śląska 21, 81-319 Gdynia, tel. +48 58 664-93-92, kaczka@namiary.pl, www.namiary.pl

§3

Cel
Spotkanie biznesu morskiego wybrzeża gdańskiego oraz przedstawicieli władz regionalnych, w miłej atmosferze w celu integracji środowiska morskiego regionu, a także współtworzenia nieformalnej płaszczyzny lobbingu interesów morskich kraju oraz wsparcia współpracy firm morskich w Unii Europejskiej. W trakcie spotkania nastąpi finał najbardziej spektakularnego wydarzenia 2023 roku w polskiej gospodarce morskiej – wręczenie Bursztynowej Kaczki, Nagrody Honorowej Krajowej Izby Gospodarki Morskiej, a także losowanie nagród ufundowanych przez partnerów spotkania (wizytówki prosimy wrzucać do „maszyny losującej” w punkcie informacyjnym).

§4

Terminy zgłaszania uczestnictwa, zasady płatności i wstępu (identyfikatory)

1. Zgłoszenia udziału w spotkaniu przyjmowane są do wyczerpania miejsc wyłącznie na druku zgłoszenia przygotowanym przez organizatora. Po wyczerpaniu miejsc prowadzone są zapisy na listę rezerwową. W przypadku zwolnienia się miejsca na liście głównej zapisany na listę rezerwową zostanie o tym fakcie powiadomiony przez organizatora.
2. Wysyłka faktury pro forma nastąpi pocztą elektroniczną do 16.08.2024 r.
3. Dokonanie 100% przedpłaty na podstawie faktury pro forma musi nastąpić do 30.08.2024 r.
4. Wysyłka identyfikatorów ze wskazaniem numeru stolika nastąpi do 27.09.2024 r.

§5

Warunki uczestnictwa

1. Kolejność zgłoszeń oraz terminowe dokonanie wpłaty za każdego zgłoszonego uczestnika spotkania Wspólna Kaczka 2024 decydują o udziale w spotkaniu.
2. Rezygnacja z uczestnictwa w spotkaniu po wniesieniu opłaty możliwa jest do 30 sierpnia 2024 r. Po tym terminie organizator może pośredniczyć w kontakcie z firmą zainteresowaną odkupieniem miejsc. Nie będzie natomiast uczestniczył w rozliczeniach finansowych pomiędzy stronami.
3. Podanie do 30 sierpnia 2024 r. listy uczestników (na formularzu zgłoszeniowym) lub przesłanie pocztą elektroniczną na adres email: kaczka@namiary.pl gwarantuje publikację w Katalogu Uczestników.
4. Koszt uczestnictwa obejmuje udział jednej osoby w spotkaniu oraz poczęstunek zgodny z menu umieszczonym w Katalogu Uczestników.
5. Zgłaszający oświadcza, że zgłaszane przez niego osoby wyraziły zgodę na umieszczenie ich danych w katalogu uczestników spotkania.
6. Na terenie Gdynia Arena dostępne będą bary z odpłatnym alkoholem. Zakup dodatkowych napojów i żetonów przed Wspólną Kaczką 2024 jest możliwy na następujących zasadach:
   1. Informacje o napojach i żetonach w Banglob sp. z o.o.udzielane są pod tel. 58 620 43 29, 603 535 121 (e-mail: zamowienia@banglob.pl),
   2. Odbiór zakupionych pakietów lub dodatkowych żetonów w dniu spotkania od godz. 17.30 w barze na terenie spotkania,
   3. Cena pakietu 5 żetonów – 150 zł brutto/pakiet ( 1 żeton uprawnia do odbioru w barze 1 szt. drinka/napoju).
7. Udział w imprezie jest równoznaczny z akceptacją regulaminu spotkania oraz wyrażeniem zgody na publikację wizerunku uczestnika w fotorelacji w dwutygodniku „Namiary na Morze i Handel” i na stronie www.namiary.pl. Firma zamawiająca miejsca zobowiązana jest do powiadomienia o tym fakcie wszystkich swoich zapraszanych gości – uczestników spotkania.

§6

Koszt uczestnictwa

1. Opłata za uczestnictwo w spotkaniu wynosi 799,50 PLN netto/osoba + 23% VAT. Obowiązuje wpłata na konto organizatora do 30 sierpnia 2024r. na podstawie faktury pro forma otrzymanej na adres e-mail wskazany przez zamawiającego w formularzu zgłoszenia udziału w spotkaniu.
2. Niezwłocznie po otrzymaniu przedpłaty organizator wystawi fakturę VAT, która zostanie wysłana na adres e-mail wskazany przez zamawiającego w zgłoszeniu.

§7

Inne

1. Spotkanie odbywa się przy stolikach 10-osobowych bez możliwości dostawiania dodatkowych miejsc siedzących przy stoliku. Zamawiający ma możliwość ustawienia na stole firmowym, we własnym zakresie, niewielkich gadżetów marketingowych, po wcześniejszym uzgodnieniu tego faktu z organizatorem spotkania (np. proporczyk firmowy, wizytówki dla gości z logo firmy). Organizator nie zapewnia możliwości wyboru sektora ani miejsca przez zgłaszającego. Biorący udział w spotkaniu zobowiązani są do zajmowania miejsc wyznaczonych przez organizatora przy stolikach o numerach podanych do wiadomości zamawiających przy okazji wysyłki identyfikatorów.
2. Warunkiem wstępu na imprezę jest posiadanie identyfikatora wysłanego na adres wskazany przez zgłaszającego. Firmy zgłaszające udział w imprezie zobowiązane są do przekazania identyfikatorów wszystkim swoim gościom.
3. W czasie spotkania każdy uczestnik otrzymuje Katalog Uczestników z programem spotkania, listą uczestników, planem sali oraz menu.
4. Organizator umożliwia uczestnikom zamieszczenie reklamy w Katalogu Uczestników – formularz zamówienia z cennikiem dostępny jest na stronie czwartej formularza zgłoszeniowego. Liczba reklam jest ograniczona.
5. W przypadku konieczności odwołania imprezy lub ograniczenia liczby osób mogących uczestniczyć w spotkaniu, organizator nie jest zobowiązany do zapłaty zamawiającym, którzy nie mogli z tego względu uczestniczyć w spotkaniu, zadośćuczynienia, odszkodowania ani innej rekompensaty finansowej, z wyjątkiem zwrotu wpłaconej zaliczki.
6. Organizator nie odpowiada za przedmioty pozostawione na terenie hali przez uczestników spotkania.
7. Administratorem danych osobowych są Namiary sp. z o.o., ul. Śląska 21, 81-319 Gdynia, nr KRS 0000139605, NIP 586-19-79-608, REGON 191611126. Dane będą wykorzystywane wyłącznie w celach realizacji zlecenia i nie będą udostępniane innym podmiotom.

§8

Zasady bezpieczeństwa

1. Każdy uczestnik spotkania zobowiązany jest zachowywać się tak, aby nie zagrażać zdrowiu i życiu innych uczestników.
2. Każdy uczestnik spotkania zobowiązany jest stosować się do poleceń organizatora oraz służb porządkowych.
3. Zabrania się wnoszenia na teren spotkania napojów alkoholowych.
4. Zabrania się wnoszenia na teren spotkania: butelek szklanych i plastikowych, puszek, pojemników do rozpylania gazu, broni, a także materiałów łatwopalnych i wybuchowych, środków odurzających i substancji psychotropowych.
5. Przedmioty niebezpieczne, alkohole, środki pirotechniczne, środki odurzające znalezione przy uczestniku spotkania zostaną zabezpieczone przez organizatora i przekazane organom ścigania na ich żądanie.
6. Podczas spotkania używane będzie oświetlenie laserowe. Osoby wrażliwe na ten typ światła zobowiązane są do zachowania należytej ostrożności.